Filsafat Administrasi #9

“No training can develop a man, he must develop himself.”

Bagus. Kaget juga, untuk sebuah organisasi yang sudah umum itu ada ilmu khususnya. Dan disampaikan dengan sangat memikat. Yang paling mengena bagiku adalah bagian inti organisasi. Ada empat unsur: anggota, apa mau anggota? Pengurus, apa yang jadi sasaran pengurus yang ada dalam organisasi. Sinkron enggaknya tujuan anggota dan pengurus. Terakhir, kalau tidak sinkron apa yang harus dilakukan. Keempat unsur yang pas banget diterapkan di dunia yang hingar bingar perlu ditata. Terasa pas karena sekarang sedang mendapat mandat di koperasi, dan keempat unsur organisasi itu patut diterapkan.

Teori melimpah, bahkan menjadi penting rasanya kata ‘administrasi’ yang awalnya kuanggap biasa. Charles A. Beard, historikus politik bilang “Tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintah yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari perabadan itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern.”

Administrasi dalam buku ini berarti keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sederhananya, bila dua orang bekerja bersama-sama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh seorang di antara mereka, pada saat itulah administrasi telah ada. Manajemen adalah inti dari administrasi. Maka administasi lebih luas dari manajemen.

Dilihat dari fungsionalnya ada dua tugas utama, menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai (organizational goal), dan menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organiasasi (general and overall policies). Human relations merupakan inti dari kepemimpinan. Human relations adalah keseluruhan rangkaian hubungan, baik yang bersifat formal, antara atasan dan bawahan, atasan dengan atasan, serta bawahan dengan bawahan yang lain yang harus dibina dan dipelihara sedemikian rupa sehingga tercipta suatu teamwork dan suasana kerja yang intim dan harmonis dalam rangka pencapaian tujuan.

Dalam organisasi selalu ada tiga kelompok pimpinan: Top management, middle management, dan lower management.  Semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, ia semakin generalist. Sedang makin rendah makan kedudukannya specialist. Pemimpin yang dengan menggerakkan bawahannya selalu atau sering bersifat punitive tidak dapat dikatakan sebagai pemimpin yang baik. Pemimpin yang baik, tidak menganak-emaskan sesuatu bagian di dalam organisasi, menganak-tirikan yang lain.

Kalau belum punya pondasi kepemimpinan, tenang saja. Pengalaman akan menempa. Tidak ada seorang manusia pun yang serta-merta memiliki semua ciri ideal pemimpin ideal. Karena itu penting bagi seorang pemimpin untuk menganalisis diri sendiri untuk melihat ciri-ciri kepemimpinan apa yang telah dimiliki dan ciri-ciri apa yang perlu dikembangkan melalui pendidikan, baik formal atau informal. Dua belas ciri pemimpin keren: sehat, berpengetahuan luas, keyakinan, hakiki, stamina (daya kerja), gemar dan cepat mengambil keputusan, objektif, adil memperlakukan bawahan, menguasai prinsip IR, menguasai teknik komunikasi, mampu sebagai penasehat, dan mempunyai gambaran menyeluruh aspek organiasai. Setiap orang mampu menjadi pemimpin, bila diberi pendidikan dan pengalaman. Seorang pemimpin akan menjadi pemimpin karena ia telah dilahirkan dengan bakat-bakat kepemimpinan.

Sukses tidaknya seseorang menjalankan peranannya sebagai pemimpin akan sangat tergantung bukan pada ketrampilannya melakukan kegiatan operasional, tetapi akan dinilai tertutama dari kemampuannya mengambil keputusan. Pemimpin yang bersangkutan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang dirinya sendiri, kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahannya, termasuk di dalamnya, kemampuan dan kemauan belajar terus-menerus.

Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal terjadi secara kebetulan. Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara ‘asal jadi’ karena pelu pendekatan berdasar sistematika tertentu. Pemecahan tidak dapat dilakukan dengan hanya mencari ‘ilham’ atau dengan intuisi, akan tetapi juga perlu didasarkan kepada fakta yang terkumpul dengan sistemtika, terolah dengan baik, dan tersimpan secara teratur sehingga fakta-fakta/data itu sungguh-sungguh dapat dipercayai dan masih up to date.

Agar seseorang pemimpin dapat meramalkan reaksi, sikap dan tindak-tanduk para bawahannya dalam rangka pelaksanaan daripada sesuatu keptusan yang diambil, ia perlu mengetahui bagaimana pandangan para bawahan itu terhadap diri mereka sendiri. Dengan mensinkronkan tujuan dan kepentingan individu dalam organisasi.

Efektivitas pengambilan keputusan sangat tergantung atas cepat tidaknya informasi yang diperlukan dapat diambil dari tempat penyimpanan. Organisasi sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam persekutuan tersebut.

Fakta penting yang harus digarisbawahi, sayangnya. Hiks, jika seorang pemimpin mengambil keputusan yang menggembirakan setiap orang, ada kemungkinan bahwa keputusan itu bukan merupakan keputusan yang baik. Oleh karena itu tugas mengambil keputusan bukan merupakan tugas yang enteng. Meminta nasehat staff untuk mempermudah proses pengambilan keputusan menjadi sangat penting. Staff yang mampu memberi ‘nasehat’ kepada atasannya mempunya nilai lebih.

Manusia pada dasarnya adalah makhluk yang egoistis padahal manusia mempunyai kemampuan-kemampuan terbatas, baik fisik, biologis maupun mental. William H. Whyte menyebut, manusia itu sebagai manusia organisasi.

Fungsi administrasi dan managemen: planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling. Pada hakikatnya rencana adalah suatu keputusan, maka polarisasi pemikiran yang cenderung untuk memisahkan proses perencanaan dan proses pelaksanaan tidak boleh terjadi. Charles F. Kettering, industrial Amerika pernah bilang sesuatu masalah yang hakikatnya telah diketahui telah separuh terpecahkan.

Baru tahu sistem 5W1H itu dicetuskan oleh Penulis favotiku dari Inggris. Rudyard Kipling pernah bilang bahwa dalam hidupnya ia mempunyai enam pelayan yang baik bernama: What, Where, When, How, Who, dan Why. Atau ini penegasan saja?

Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk suatu tujuan besama dan terikat secara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang/sekelompok orang yang disebur pimpinan dan seorang/kelomok orang lain yang disebut bawahan.

Manusia sebagai makhluk hidup bersedia memberikan yang terbaik pada dirinya, waktunya, tenaganya, keahliannya dan ketrampilannya apabila ia diyakinkan bahwa ia akan diberi balas jasa yang setimpal dengan jasa-jasa yang diberikan. Quid pro Qua yang artinya Sesuatu untuk sesuatu, atau dalam pepatah kita, “Ada ubi ada talas, ada budi ada balas.”

Abraham Maslow dalam teorinya, ada lima tingkatan kebutuhan: 1) kebutuhan fisiologis (sandang, pangan papan), 2) kebutuhan keamanan (kemanan jiwa dan harta), 3) kebutuhan sosial (perasan diterima, dihormati, maju, dan ikut serta), 4) kebutuhan akan prestise (esteem needs), 5) kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja.

Perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama, bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilakukan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasa. Sebaliknya, rencana tanpa pengawasan akan timbul penyimpangan-penyimpangan.

Well, ini tentang sistem. Kata ‘filsafat’ di dalam judul tak bohong. Bahasannya lugas, walaupun penulis banyak menukil sumber, dengan daftar pustaka yang banyak, tapi ini jelas sungguh buku yang bervitamin. Sebagai IR saya banyak menemukan teori-teori yang menunjang pekerjaan. Yang jelas, setelah baca buku ini, saya tak memandang sambil lalu kata ‘administrasi’. Dan, kalian harusnya juga.

Filsafat Administrasi | by Dr. Sondang P. Siagian M.P.A., Ph.D. | Penerbit Gunung Agung – Jakarta | 1970 | Cetakan keduabelas, tahun 1983 | Penata wajah AMA | Pencetak Percetakan Offset Sapdodadi, Jakarta | Skor: 4/5

Karawang, 090622 – Westlife – You Raise Me Up

Thx to Lumbung Buku, Bandung

#30HariMenulis #ReviewBuku #9 #Juni2022

Who Moved My Cheese? #20

Karena orang mau semuanya seperti dulu dan mereka berpikir perubahan akan merugikan mereka. Saat satu orang bilang perubahan itu adalah ide buruk, yang lain akan berkata sama.”

Buku motivasi lagi. kali ini tema utama adalah perubahan dan keniscayaan bahwa yang tak ikut berubah akan ketinggalan dan terlindas zaman. Sejatinya tema semecam ini sudah usang, atau sudah sangat banyak disebut dan dibahas, bahkan berulang kali kita dengar di seminar-seminar, sudah sering pula disampaikan, juga sudah banyak contohnya. Nokia, Blackberry, Bluebird, Fujifilm, dan seterusnya. Produk yang dulu merajai, bisa tenggelam saat ini. Dan tentu saja, mereka yang saat ini terasa raja suatu saat bisa ambruk. Semuanya butuh adaptasi. Nah itulah, topik utamanya, perubahan dan cara mengantisipasinya. Dibawakan dengan fun dan cerita yang nyaman diikuti.

Buku dibuka dengan banyak puja-puji dan endorse dari banyak pihak. Satu kata di kover buku, ‘A Gem’ dari Small and Valuable tentu saja seolah mengada-ada, tapi bolehlah yang namanya respon guna menjual. Lalu ada dua kutipan bagus, saya ketik ulang.

“Rencana terbaik tikus dan manusia sering kali menyesatkan.” – Robert Burns (1759-1796)

“Kehidupan bukanlah jalan yang lurus dan mudah dilalui di mana kita bias bebas bepergian tanpa halangan, namun jalan-jalan yang simpang siur membuat kita harus mencari-cari, tersesat, dan kebingungan, dan kini sekali agi kita sampai di jalan tak berujung.  Namun, apabila kita selalu memiliki keyakinan, pintu pasti terbuka bagi kita, mungkin bukan pintu yang selama ini kita dambakan, dakan tetapi pintu yang pada akhirnya terbukti justru paling baik bagi kita.”A.J. Cronin.

Terdiri atas tiga bab, pertama adalah pertemuan teman-teman lama di Chicago, reuni sekolah dan bertukar pikiran. Dipimpin oleh Michael.  Kedua adalah intinya cerita Who moved my cheese? Dan terakhir adalah diskusi yang menghasilkan bahwa keempat tokoh mewakili bagian dari diri kita – yang sederhana dan rumit – dan tentu Anda akan lebih beruntung jika kita bertindak secara sederhana menghadapi perubahan. Semuanya bergantung pada apa yang kita percayai.

Kisahnya sederhana tentang empat karakter utama, dua tikus dua kurcaci. Si tikus: Sniff (Endus), Scurry (Lacak), dan si kurcaci: Hem (Kaku), Haw (Aman). Personifikasi manusia, baik dari sisi yang sederhana maupun rumit tanpa membedakan usia, jenis kelamin, ras, atau suku bangsa. Kadang kita seperti Sniff yang mampu mencium adanya perubahan dengan cepat, atau Scurry yang segera bergegas mengambil tindakan, atau Hem yang menolak dan mengingkari adanya perubahan karena takut apabila perubahan itu menfatangkan hal yang buruk, atau Haw yang baru mencoba beradaptasi jika ia melihat perubahan ternyata mendatangkan sesuatu yang lebih baik. Yang manapun bagian diri kita, kita memiliki ciri yang sama: kebutuhan untuk menemukan jalan di dalam labirin dan kesuksesa dalam menghadapi perubahan yang terjadi.

Ini adalah perumpamaan tentang hal-hal yang kita inginkan dalam hidup ini, baik itu pekerjaan, hubungan, uang, rumah yang besar, kebebasan, kesehatan, pengakuan, kedamaian batin, atau bahkan kegiatan ringan seperti lari pagi atau golf.

Jadi empat karakter itu selalu menemukan keju di sebuah stasiun C di pagi hari, dua tikus selalu antusias dan memperlakukan pagi dengan semangat. Terus memantau keadaan dan siap sedia andai terjadi hal-hal di luar kendali. Dua kurcaci menghadapi pagi dengan santai, meyakini keju itu memang hak mereka dan sudah semestinya ada, jadi tiap pagi berangkat tanpa gairah, nyaman saja.

Setiap orang tahu bahwa tidak setiap perubahan itu baik atau bahkan diperlukan. Namun di dunia yang terus-menerus berubah kita harus mengambil bagian untuk belajar begaimana beradaptasi dan enikmati sesuatu yang lebih baik.

Nah suatu pagi, tak ada keju di sana. Dua tikus sudah meyakini dan sekarang terjadi, mereka mengantisipasi dengan cepat, menggunakan metode trial dan error untuk menemukan stasiun baru tempat keju berada. Gerak cepat dalam labirin yang tak pasti dan masa depan yang misterius. Sniff mengendus, Scurry berlari. Kegagalan beberap kali ada, dan mudah ditebak. Manusia, eh tikus akan berhasil bagi mereka yang mau berusaha. Benar saja, mereka menemukan keju di stasiun  N. Selamat.

Sementara dua kurcaci menghadapi keadaan dengan loyo. Rasa takut yang membuatnya tetap berada di tempat yang sama hingga saat ini. Haw yang tahu bahwa masa keju di stasiun C sudah berakhir, dipaksa keadaan untuk mencari di tempat lagi. Haw yang menyadari perbedaan antara aktivitas dan produktivitas. Sedang Hem menggerutu dan pasrah, tiap pagi masih saja ke sana dan memang tak ada keju. “Perasaan kosong seperti ini sudah sering kurasakan.” Sampai di sini juga kita pasti sudah bisa menebak, Haw akan menemukan keju dan Hem tewas mengenaskan. Mengandalkan angan saja tak cukup bos. Ia melukiskan suatu gambaran di pikirannya. Ia melihat dirinya sendiri berkelana ke dalam labirin dengan senyum mengembang…

Begitulah, sebagian cerita lalu fokus pada usaha pencarian yang dilakukan Haw. Haw pun sadar bahwa perubahan tidak akan mengejutkan jika ia memperhatikan apa yang terjadi di sekitarnya dan mengantisipasi perubahan. Menulis banyak kata mutiara di dinding labirin, mengingat keadaan dan kemungkinan, menjadikan kesalahan masa lalu menjadi pelajaran, dan tentu saja berhasil. Ia bertanya-tanya mengapa sebelumnya ia selalu berpikir perubahan akan mengarah ke sesuatu yang lebih buruk. Sekarang ia menyadarinya bahwa perubahan juga bisa mengarahkan ke sesuatu yang lebih baik.

Ia menyadari cara tercepat untuk berubah adalah menertawakan kebodohan diri sendiri, setelah itu kita bisa bergerak dan terus bergerak. Endingnya menggantung, entah Hem apakah mengikuti saran Hew ataukah mati mengenaskan karena gagal adaptasi. Apa yang akan kita lakukan kalau kita tidak takut?

Lihat, bukan tema baru bukan? Sudah sangat banyak sekali dibedah, lantas kenapa buku ini menarik dan tampak istimewa? Cara pembawaan dan pemilihan kata yang bagus. Ada unsur cerita yang mudah dicerna, ada pengandaian yang tak sulit untuk dipahami. Jelas buku ini sejatinya berisis nasehat-nasehat umum, tapi dikemas dengan aduhai dan enak dibaca. Buktikan!  

Ketakutannya disebabkan karena keyakinan-keyakinannya yang menakutkan. Aku melihat bahwa para Sniff, Scurry, Hem, Daw perlu diperlakukan dengan cara yang berbeda. Cheese di sini bisa apa saja. Salah satunya ya karyawan. Maka karena individu memang unik dan keempatnya pasti ada di Perusahaan, kita harus memperlakukan mereka berbeda. Hidup di dalam air yang selalu bergolak juga mendatangkan stes kecuali jika kita punya pegangan untuk memahami perubahan yang terjadi.

Saat cheese itu dipindahkan mereka merasa sebagai korban dan mulai menyalahkan orang lain. Penyakit mereka menjadi lebih parah dibandingkan mereka yang mengikhlaskan dan segera bertindak. Mungkin akan lebih baik jika ada yang memulai perubahan daripada hanya bereaksi dan menyesuaikan diri.

Ini buku kedua dari Spencer Johnson ang kubaca setelah ‘Yes or No’ yang polanya sama, buku motivasi dengan cerita sebagai benang merah. Bedanya yang pertama nasehatnya umum, temanya tak spesifik walau intinya adalah ketegasan mengambil keputusan tapi melebar ke mana-mana, yang kedua ini benar-benar fokus bagaimana menghadapi perubahan. Keduanya bagus, tapi Who Moved my Cheese? Jelas terasa lebih lezat.

Bergerak bersama cheese dan menikmatinya!

Who Moved My Cheese? | by Spencer Johnson, M.D. | Published by G.P. Puttnam’s Sons Publishers since 1838 a member of Penguin, New York | Copyright 1998, 2002 | ISBN 0-399-14446-3 | Alih Bahasa Antonius Eko | Penerbit Media Komputindo | 236122201 | ISBN 978-602-02-0197-9 | Skor: 4/5

Karawang, 200721 –ABBA – Dancing Queen

#30HariMenulis #ReviewBuku #20 #Juli2021