Filsafat Administrasi #9

“No training can develop a man, he must develop himself.”

Bagus. Kaget juga, untuk sebuah organisasi yang sudah umum itu ada ilmu khususnya. Dan disampaikan dengan sangat memikat. Yang paling mengena bagiku adalah bagian inti organisasi. Ada empat unsur: anggota, apa mau anggota? Pengurus, apa yang jadi sasaran pengurus yang ada dalam organisasi. Sinkron enggaknya tujuan anggota dan pengurus. Terakhir, kalau tidak sinkron apa yang harus dilakukan. Keempat unsur yang pas banget diterapkan di dunia yang hingar bingar perlu ditata. Terasa pas karena sekarang sedang mendapat mandat di koperasi, dan keempat unsur organisasi itu patut diterapkan.

Teori melimpah, bahkan menjadi penting rasanya kata ‘administrasi’ yang awalnya kuanggap biasa. Charles A. Beard, historikus politik bilang “Tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintah yang beradab dan malahan kelangsungan hidup dari perabadan itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern.”

Administrasi dalam buku ini berarti keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sederhananya, bila dua orang bekerja bersama-sama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh seorang di antara mereka, pada saat itulah administrasi telah ada. Manajemen adalah inti dari administrasi. Maka administasi lebih luas dari manajemen.

Dilihat dari fungsionalnya ada dua tugas utama, menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai (organizational goal), dan menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organiasasi (general and overall policies). Human relations merupakan inti dari kepemimpinan. Human relations adalah keseluruhan rangkaian hubungan, baik yang bersifat formal, antara atasan dan bawahan, atasan dengan atasan, serta bawahan dengan bawahan yang lain yang harus dibina dan dipelihara sedemikian rupa sehingga tercipta suatu teamwork dan suasana kerja yang intim dan harmonis dalam rangka pencapaian tujuan.

Dalam organisasi selalu ada tiga kelompok pimpinan: Top management, middle management, dan lower management.  Semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, ia semakin generalist. Sedang makin rendah makan kedudukannya specialist. Pemimpin yang dengan menggerakkan bawahannya selalu atau sering bersifat punitive tidak dapat dikatakan sebagai pemimpin yang baik. Pemimpin yang baik, tidak menganak-emaskan sesuatu bagian di dalam organisasi, menganak-tirikan yang lain.

Kalau belum punya pondasi kepemimpinan, tenang saja. Pengalaman akan menempa. Tidak ada seorang manusia pun yang serta-merta memiliki semua ciri ideal pemimpin ideal. Karena itu penting bagi seorang pemimpin untuk menganalisis diri sendiri untuk melihat ciri-ciri kepemimpinan apa yang telah dimiliki dan ciri-ciri apa yang perlu dikembangkan melalui pendidikan, baik formal atau informal. Dua belas ciri pemimpin keren: sehat, berpengetahuan luas, keyakinan, hakiki, stamina (daya kerja), gemar dan cepat mengambil keputusan, objektif, adil memperlakukan bawahan, menguasai prinsip IR, menguasai teknik komunikasi, mampu sebagai penasehat, dan mempunyai gambaran menyeluruh aspek organiasai. Setiap orang mampu menjadi pemimpin, bila diberi pendidikan dan pengalaman. Seorang pemimpin akan menjadi pemimpin karena ia telah dilahirkan dengan bakat-bakat kepemimpinan.

Sukses tidaknya seseorang menjalankan peranannya sebagai pemimpin akan sangat tergantung bukan pada ketrampilannya melakukan kegiatan operasional, tetapi akan dinilai tertutama dari kemampuannya mengambil keputusan. Pemimpin yang bersangkutan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang dirinya sendiri, kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahannya, termasuk di dalamnya, kemampuan dan kemauan belajar terus-menerus.

Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal terjadi secara kebetulan. Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara ‘asal jadi’ karena pelu pendekatan berdasar sistematika tertentu. Pemecahan tidak dapat dilakukan dengan hanya mencari ‘ilham’ atau dengan intuisi, akan tetapi juga perlu didasarkan kepada fakta yang terkumpul dengan sistemtika, terolah dengan baik, dan tersimpan secara teratur sehingga fakta-fakta/data itu sungguh-sungguh dapat dipercayai dan masih up to date.

Agar seseorang pemimpin dapat meramalkan reaksi, sikap dan tindak-tanduk para bawahannya dalam rangka pelaksanaan daripada sesuatu keptusan yang diambil, ia perlu mengetahui bagaimana pandangan para bawahan itu terhadap diri mereka sendiri. Dengan mensinkronkan tujuan dan kepentingan individu dalam organisasi.

Efektivitas pengambilan keputusan sangat tergantung atas cepat tidaknya informasi yang diperlukan dapat diambil dari tempat penyimpanan. Organisasi sebagai setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam persekutuan tersebut.

Fakta penting yang harus digarisbawahi, sayangnya. Hiks, jika seorang pemimpin mengambil keputusan yang menggembirakan setiap orang, ada kemungkinan bahwa keputusan itu bukan merupakan keputusan yang baik. Oleh karena itu tugas mengambil keputusan bukan merupakan tugas yang enteng. Meminta nasehat staff untuk mempermudah proses pengambilan keputusan menjadi sangat penting. Staff yang mampu memberi ‘nasehat’ kepada atasannya mempunya nilai lebih.

Manusia pada dasarnya adalah makhluk yang egoistis padahal manusia mempunyai kemampuan-kemampuan terbatas, baik fisik, biologis maupun mental. William H. Whyte menyebut, manusia itu sebagai manusia organisasi.

Fungsi administrasi dan managemen: planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling. Pada hakikatnya rencana adalah suatu keputusan, maka polarisasi pemikiran yang cenderung untuk memisahkan proses perencanaan dan proses pelaksanaan tidak boleh terjadi. Charles F. Kettering, industrial Amerika pernah bilang sesuatu masalah yang hakikatnya telah diketahui telah separuh terpecahkan.

Baru tahu sistem 5W1H itu dicetuskan oleh Penulis favotiku dari Inggris. Rudyard Kipling pernah bilang bahwa dalam hidupnya ia mempunyai enam pelayan yang baik bernama: What, Where, When, How, Who, dan Why. Atau ini penegasan saja?

Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk suatu tujuan besama dan terikat secara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara seorang/sekelompok orang yang disebur pimpinan dan seorang/kelomok orang lain yang disebut bawahan.

Manusia sebagai makhluk hidup bersedia memberikan yang terbaik pada dirinya, waktunya, tenaganya, keahliannya dan ketrampilannya apabila ia diyakinkan bahwa ia akan diberi balas jasa yang setimpal dengan jasa-jasa yang diberikan. Quid pro Qua yang artinya Sesuatu untuk sesuatu, atau dalam pepatah kita, “Ada ubi ada talas, ada budi ada balas.”

Abraham Maslow dalam teorinya, ada lima tingkatan kebutuhan: 1) kebutuhan fisiologis (sandang, pangan papan), 2) kebutuhan keamanan (kemanan jiwa dan harta), 3) kebutuhan sosial (perasan diterima, dihormati, maju, dan ikut serta), 4) kebutuhan akan prestise (esteem needs), 5) kebutuhan mempertinggi kapasitas kerja.

Perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama, bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilakukan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasa. Sebaliknya, rencana tanpa pengawasan akan timbul penyimpangan-penyimpangan.

Well, ini tentang sistem. Kata ‘filsafat’ di dalam judul tak bohong. Bahasannya lugas, walaupun penulis banyak menukil sumber, dengan daftar pustaka yang banyak, tapi ini jelas sungguh buku yang bervitamin. Sebagai IR saya banyak menemukan teori-teori yang menunjang pekerjaan. Yang jelas, setelah baca buku ini, saya tak memandang sambil lalu kata ‘administrasi’. Dan, kalian harusnya juga.

Filsafat Administrasi | by Dr. Sondang P. Siagian M.P.A., Ph.D. | Penerbit Gunung Agung – Jakarta | 1970 | Cetakan keduabelas, tahun 1983 | Penata wajah AMA | Pencetak Percetakan Offset Sapdodadi, Jakarta | Skor: 4/5

Karawang, 090622 – Westlife – You Raise Me Up

Thx to Lumbung Buku, Bandung

#30HariMenulis #ReviewBuku #9 #Juni2022